Office Manager / Secretaresse

Kenmerken

Werkniveau: HBO

Werkervaring: Vanaf 3 jaar

Dienstverband: Vast contract

Uren per week: 25 - 32 uur

Artikelnummer: Ref: PICV01079

Beschrijving

Bedrijfscultuur
Functieomschrijving
De Office Manager / Secretaresse (32 uur) die we zoeken biedt secretariële ondersteuning aan het management in de meest brede zin.De rol van Office Manager / Secretaresse op hoofdlijnen:

het registreren en behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie en emailverkeer;

het 'runnen' van het kantoor in de breedste zin;

organiseert congressen en bijeenkomsten;

het beheren en bewaken van de agendas en het maken van afspraken;

de rol van gastvrouw, , telefoon, post, etc.;

actueel houden van de website;

het beheer van contracten en archief;

het voorbereiden, notuleren en (toezien op) uitvoeren van actiepunten van diverse vergaderingen;

de office manager / secretaresse is het centrale aanspreekpunt van interne en externe partijen;

diverse administratief ondersteunende werkzaamheden;

ondersteuning bij de opstelling en totstandkoming van (jaar-)verslagen en rapportages;

het klaarzetten en uitvoeren van betalingen (financieel);

verzorgen van overige voorkomende werkzaamheden.

Deze vacature, voor Office Manager / Secretaresse betreft een zelfstandige en afwisselende functie voor 32 uur per week, waarbij de donderdag een verplichte werkdag is (bij voorkeur woensdags of vrijdags vrij).

Functie-eisen
De office manager / secretaresse voldoet aan het volgende profiel:

MBO+ / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur een secretariële opleiding;

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een Nederlandse taaltest zal een onderdeel zijn van de wervingsprocedure);

Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als office manager / secretaresse;

Representatief, een uitstekende communicator, zelfstandig;

Tact, inlevingsvermogen, hoge gunfactor, overtuigingskracht en klantgericht;

Uitstekende notulist (foutloos en bekwaam in het scheiden van hoofd- en bijzaken);

Stressbestendig, proactief, zelfstandig, initiatiefrijk en flexibel;

De ideale office manager / secretaresse vindt het heerlijk om in een klein team te werken.

Heb jij gevoel bij de doelgroep (zorg) en affiniteit met gezondheidszorg? Reageer dan snel!

Arbeidsvoorwaarden
Wij bieden deze office manager / secretaresse een uitdagende baan op niveau en de kans om veel zaken naar zich toe te trekken. De vacature is in Utrecht (-West) voor 32 uur en biedt veel zelfstandigheid. De arbeidsvoorwaarden zijn prima en passend bij de functie. De vacature is voor een jaar met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd. De office manager / secretaresse gaat dus direct op contract bij onze opdrachtgever.